Como profissionais autônomos devem fazer as deduções do Livro Caixa

Para facilitar o preenchimento da declaração relativa ao ano-calendário de 2006, o contribuinte pode importar os dados do programa Carnê-Leão 2006 da seguinte forma: clica no botão “Seleção”, seleciona a unidade e pasta onde está o arquivo gerado pela opção “Exportar para o IRPF2006” do programa Carnê-Leão 2006 e clica no botão “Importar do programa IRPF2007”.

Caso o contribuinte não tenha utilizado o programa “Carnê-Leão 2006”, deverá preencher a ficha “Rendimentos Tributáveis Recebidos de Pessoas Físicas e do Exterior” no formulário da declaração, observando-se que, no campo relativo ao Livro Caixa devem ser informados:
– a remuneração de terceiros com vínculo empregatício e os respectivos encargos trabalhistas e previdenciários;
– os emolumentos;
– as despesas de custeio necessárias à percepção da receita e à manutenção da fonte produtora.

O autônomo, que prestou serviços exclusivamente a pessoa jurídica e escriturou Livro Caixa, deve preencher este campo para deduzir na declaração as despesas escrituradas. Podem deduzir essas despesas as pessoas físicas que receberem rendimentos de trabalho não-assalariado, o titular de serviços notariais e de registro e leiloeiros.

Esses contribuintes, no entanto, não podem deduzir:
– as quotas de depreciação de instalações, máquinas e equipamentos, bem como as despesas de arrendamento (leasing);
– as despesas de locomoção e transporte, salvo no caso de representante comercial autônomo, quando correrem por conta deste;
– as despesas relacionadas à prestação de serviços de transporte e aos rendimentos auferidos pelos garimpeiros.

As despesas de custeio escrituradas em Livro Caixa podem ser deduzidas independentemente de as receitas serem oriundas de serviços prestados como autônomo para pessoas físicas ou jurídicas. Para esse efeito, considera-se despesa de custeio aquela indispensável à geração de receita e à manutenção da fonte produtora, como aluguel, água, luz, telefone, gás, material de expediente ou de consumo, taxas, impostos, condomínio. O valor das despesas dedutíveis escrituradas em Livro Caixa, entretanto, está limitado à receita mensal recebida de pessoa física ou jurídica. É possível deduzir, ainda, as quantias aplicadas na aquisição de materiais de escritório, de conservação, de limpeza e de produtos de qualquer natureza usados e consumidos nos tratamentos, reparos e conservação.

O excesso de deduções apurado no mês pode ser compensado nos meses seguintes até dezembro de 2006. O excedente porventura existente no final do ano-calendário, não pode ser transposto para o ano de 2007.

As despesas com transporte, locomoção, combustível, estacionamento e manutenção de veículo próprio não são consideradas necessárias à geração de receita e, portanto, não são dedutíveis no Livro Caixa, com exceção das efetuadas por representante comercial autônomo quando correrem por conta deste. Neste caso, deve-se identificar quando se trata de despesa ou de aplicação de capital.

Considera-se aplicação de capital o dispêndio com aquisição de bens necessários à manutenção da fonte produtora, cuja vida útil ultrapasse o período de um ano, e que não sejam consumíveis, isto é, não se extingam com sua mera utilização. Por exemplo, os valores despendidos na instalação de escritório ou consultório, na aquisição e instalação de máquinas, equipamentos, instrumentos, mobiliários etc. Tais bens devem ser informados na Declaração de Bens e Direitos da declaração de rendimentos pelo preço de aquisição e, quando alienados, deve-se apurar o ganho de capital. Não podem ser deduzidos os gastos com arrendamento mercantil e a depreciação de bens.

Quando o contribuinte utiliza o imóvel para fins residenciais e ainda exerce nele a sua atividade de trabalho, é permitida a dedução da quinta parte destas despesas, quando não se possam comprovar quais as oriundas da atividade profissional exercida. Em relação ao telefone, esse critério aplica-se também quando a assinatura for comercial.

No caso de benfeitorias, as despesas realizadas pelo locatário profissional autônomo, que contratualmente fizerem parte como compensação pelo uso do imóvel locado, são dedutíveis no mês de seu dispêndio, como valor locativo, desde que tais gastos estejam comprovados com documentação hábil e idônea e escriturados em Livro Caixa.

Caso o profissional exerça funções e atribuições que o obriguem a comprar roupas especiais e publicações necessárias ao desempenho de suas funções – e desde que os gastos estejam comprovados com documentação hábil e idônea e escriturados em Livro Caixa – também será possível fazer a dedução dos valores. O mesmo ocorre com as contribuições a sindicatos de classe, associações científicas e outras associações, desde que a participação nas entidades seja necessária à geração do rendimento.

Os pagamentos efetuados por profissional autônomo a terceiros são dedutíveis no Livro Caixa, inclusive os efetuados a terceiros sem vínculo empregatício, desde que caracterizem despesa de custeio necessária à geração de receita e à manutenção da fonte produtora. As despesas com propaganda da atividade profissional também são dedutíveis, desde que ela se relacione com a atividade profissional da pessoa física e estes gastos estejam escriturados em Livro Caixa e comprovados com documentação idônea.

Outra despesa dedutível é aquela oriunda da participação em encontros científicos, como congressos e seminários, desde comprovada por documentação e necessárias ao desempenho da função desenvolvida pelo contribuinte, observada, ainda, a sua especialização profissional.

Para a comprovação das despesas escrituradas no Livro Caixa podem ser aceitos tickets de caixa, recibos não identificados e documentos semelhantes. Porém, tais despesas devem estar discriminadas e identificadas para serem comprovadas como necessárias e indispensáveis à manutenção da fonte produtora dos rendimentos. O ticket de caixa eletrônico, emitido por terminais de pontos de venda, em que há a perfeita identificação da despesa realizada é documento hábil para sua comprovação.

*Renata Soares Leal Ferrarezi é advogada tributarista e consultora da VerbaNet