Como declarar no IR reembolso de gasto com viagem a trabalho

Internauta realizou viagens a trabalho e recebia posteriormente da empresa os reembolsos das despesas extras. Ele pergunta como deve informá-los na declaração

Dúvida do internauta: Em 2014 fiz diversas viagens de negócios. As despesas eram pagas por mim e posteriormente a empresa me reembolsava os valores. Os pagamentos eram depositados diretamente na minha conta corrente, e devo ter recebido da companhia 15 mil reais. Como devo informar os reembolsos à Receita Federal? Eu tenho todos os boletos e cupons que comprovam esses gastos.

Resposta de Eliana Lopes*

De acordo com a lei, diárias e ajudas de custo para despesas de viagens a trabalho são considerados rendimentos isentos de Imposto de Renda.

Os reembolsos recebidos da empresa devem ser informados na ficha “Rendimentos Isentos e Não-Tributáveis”, na linha “Outros”. O contribuinte deve inserir nome, CNPJ da empresa e declarar o valor como “Diárias e ajudas de custo” na coluna “Descrição”. 

No entanto, esses pagamentos devem seguir conceitos determinados pela legislação fiscal. Diárias são pagas de forma pontual e temporária, embora os pagamentos possam se alongar por um mês ou mais, ou ser realizados em diversos meses por ano.

Essa ajuda de custo paga pela empresa é destinada a cobrir, exclusivamente, despesas com alimentação e hospedagem, por conta do deslocamento de empregado, funcionário ou diretor, para município diferente da sede onde está localizada a companhia.

É necessário estar, durante a viagem, no desempenho de seu emprego, cargo ou função, com o objetivo de realizar um serviço eventual para o empregador.

Para ter isenção do imposto de renda, os valores pagos devem ser razoáveis e condizentes com os preços médios dos serviços oferecidos nos lugares de destino da viagem, e também com a importância que o funcionário ocupa na hierarquia da empresa ou órgão.

As diárias não devem indenizar gastos com pessoas sem vínculo com o empregador, como esposa e filhos do empregado.

A Receita Federal exige que as despesas possam ser comprovadas, seja com a apresentação do bilhete de passagem, nota fiscal do serviço ou recibo do hotel.

Nesses documentos, deve constar o nome do servidor, localização do estabelecimento e os valores desembolsados pelo empregador.

Veja no vídeo a seguir se você paga menos impostos sendo autônomo:


*Eliana Lopes é coordenadora de IR de Pessoa Física da H&R Block no Brasil. A H&R Block é líder mundial em declaração de IRPF e agora atende no Brasil. A multinacional americana atua também no Canadá, na Austrália e na Índia.

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