Como fazer reuniões eficientes

1 – Qual é o roteiro de uma reunião bem-sucedida? De que maneira evitar os encontros em que se fala muito e não se chega a lugar algum? Alessandra Fogaça, de Porto Alegre

Uma reunião serve para resolver problemas. Tenho participado de reuniões em várias empresas no Brasil e no exterior como observador, para fazer críticas. Os erros são sempre os mesmos: muito relato de projetos, muita notícia, muito apelo — e pouca análise e discussão de soluções.

Por exemplo, certa vez a diretora de RH de uma grande empresa mostrou o indicador de rotatividade de pessoal e comentou: “Olha, gente, esse índice está muito alto, precisamos baixá-lo”. Mais nada. Vai baixar? Nunca. Ora, uma meta não atingida é um fato grave que merece análise e discussão cuidadosas: o turnover está subindo ou caindo?

É maior na área industrial ou na de vendas? Como varia de acordo com o tempo de casa? Enfim, se existe um resultado ruim, existe um problema a ser resolvido, e eles não se resolvem por apelos. Resolver problemas requer ação.

Nesse exemplo da reunião sobre a rotatividade do pessoal, cada diretor deveria sair daquela sala com seu “trabalho de casa” a ser feito e uma meta própria para a redução do turnover. O diretor industrial deveria deixar a reunião sabendo que a maior parte do problema estava localizada em duas de suas cinco fábricas e que ele precisava aprofundar sua análise para entender por que aquilo estava acontecendo.

As reuniões poderiam ser mais produtivas se fossem realizadas num contexto de solução de problemas — em vez de servir como um momento de desabafo.

Finalmente, gostaria de pedir atenção a respeito de um termo que se tornou muito comum nas empresas: “projetos de mudança”. Esses tais “projetos de mudança” devem ser vistos como “projetos de solução de problemas” ou “projetos de atingimento de metas”. Quando se deseja atingir uma meta (melhorar a empresa), é preciso mexer nos meios (processos) e, portanto, promover mudanças.

As empresas gastam muito tempo só fazendo apelos sobre a importância da mudança e se esquecem de dizer COMO as pessoas vão conseguir fazer de fato as mudanças — e é isso que realmente interessa.

2 – O senhor acredita na eficácia de reuniões formais de feedback? Em sua opinião, elas têm de ser anuais, semestrais ou mensais? Como seguir a vida e, ao mesmo tempo, dar feedback a todos, especialmente no caso de grandes equipes? Luis Guimarães, de São Paulo

Sua pergunta é muito importante. Todo MUNDO concorda que gente é importante. Mas a vasta maioria fica apenas no discurso e não faz o que tem de fazer. Acredito que o feedback tem de ser contínuo, de preferência em cima do ato, para ajudar, e não para criticar. O feedback é, antes de tudo, um ato de amor.

Dou feedback continuamente e nunca tive problemas, pois falo sem raiva, em cima do acontecimento, dando exemplos. As pessoas têm me agradecido por isso ao longo do tempo. O feedback tem de ser um “serviço completo” — mostrar o desvio e ensinar a correção de rumo.

Cabe ao pessoal do RH ter certo controle desse processo e um quadro geral dos feedbacks (para verificar se existe, de fato, a correção de rumo). Pode ser que o RH queira dar um feedback geral anual comentando o histórico das avaliações recebidas pela pessoa ao longo do ano.

O processo de recrutamento e seleção em qualquer empresa normalmente é falho, e a verdadeira seleção deve ocorrer ao longo do tempo. Considero uma necessidade também fazer uma avaliação 360 graus, pois uma pessoa só é conhecida, de fato, pela percepção de todos os que se relacionam com ela: chefias, pares e subordinados.

Tenho visto pessoas com comportamentos diversos dependendo de com quem se relacionam — o que, evidentemente, não pode dar certo. Nesse tipo de avaliação, o mais importante é fazer as perguntas de acordo com os valores da organização.

Por exemplo, se você considera importante que o chefe ensine pacientemente o trabalho à equipe, isso tem de ser perguntado: “Fulano de Tal lhe ensina pacientemente as necessidades de seu trabalho?”, “Quando ele não sabe, providencia alguém que o faça?”, “Fulano de Tal demonstra claramente interesse em seu crescimento profissional?”

Finalmente, acredito que a avaliação 360 graus deve ser sigilosa e, preferencialmente, conduzida por um agente externo.