6 dicas para ir de CLT a empreendedor sem perder o controle financeiro

Está deixando a vida de funcionário para abrir um negócio? Elaboramos um plano tático para que você não perca a administração de suas contas

Quem deixa a realidade da carteira assinada para se aventurar no  mundo dos negócios sabe bem o que significa trocar o conforto do holerite mensal pelo desgastante fluxo de caixa. A estabilidade do emprego CLT cede lugar à imprevisibilidade.

Matando um leão por dia, o empreendedor enfrenta toda sorte de problemas. No sufoco, mistura as receitas de seu empreendimento com as despesas pessoais. Vende o almoço como PJ para pagar o jantar como pessoa física. As contas, antes sob controle, desandam.

Prova disso é que apenas cinco em cada dez microempresas (aquelas que faturam até 360 000 reais anuais) sobrevivem aos dois primeiros anos de operação.

Segundo levantamento do Sebrae, muitas delas morrem por questões financeiras: a maior parte dos empreendedores se vê obrigada a encerrar as atividades por falta de capital ou lucro (19%). Baixo número de clientes (9%) e problemas de planejamento (8%) são alguns dos outros motivos apontados pela pesquisa.

“Muita gente não faz contas e abre a empresa confiando que tudo vai dar certo. Mas ganhar dinheiro com achismo não funciona”, diz Samuel Barros, coordenador do curso de administração do Ibmec Rio de Janeiro.

A segunda reportagem da série especial Guia do Empreendedor ajuda a evitar justamente esse tipo de deslize. Nas próximas páginas, apresentamos um plano tático com seis etapas para que você tome, de uma vez por todas, as rédeas financeiras de seu negócio.

Pensar o hoje de olho no amanhã

Quando decidiram empreender, a publicitária Jussara Ferreira Aires, de 38 anos, e o designer de produtos Luis Edgard Aires, de 41, fizeram a lição de casa. Antes de começar o negócio, uma cozinha colaborativa para empreendedores da área da alimentação, os dois procuraram um banco que oferecesse as linhas de crédito mais baratas do mercado.

“Naquele momento não precisávamos de dinheiro, mas sabíamos que talvez fosse necessário no futuro”, afirma Jussara.

Para facilitar, abriram uma conta conjunta pessoa física no mesmo banco, onde recebem o pró-labore e os dividendos da empresa sem pagar taxa de transferência. Já para emitir boletos para os clientes, Jussara e o companheiro usam outra instituição: a Gerencianet.

Segundo ela, a plataforma de emissão de notas é intuitiva e mais vantajosa. “Descobrimos que nessa opção só os boletos pagos têm custo [de 3,49 reais]. Os não pagos são isentos. Na Caixa, onde temos nossa conta, isso não acontece”, explica.

Atualmente, o casal estuda como levantar dinheiro (cerca de 80 000 reais) para a instalação de novas máquinas em sua cozinha, como processadores industriais e ultracongeladores. “Se não conseguirmos de outra maneira, vamos financiar com o banco, conforme já havíamos previsto no início da operação”, diz Jussara.

Planejar faz diferença

Luciana Ramos, fisioterapeuta | André Valentim

A fisioterapeuta Luciana Ramos, de 34 anos, trabalhou durante seis meses sem controle algum das finanças de sua clínica de pilates e fisioterapia, aberta em 2012. Não sabia qual era o faturamento nem fazia fluxo de caixa.

Quando a falta de previsibilidade chegou no limite, ela decidiu colocar a casa em ordem. Definiu um pró-labore, criou uma planilha de fluxo de caixa, começou a controlar receitas e gastos e montou uma reserva de emergência.

Ao registrar todas as movimentações, Luciana teve clareza sobre aspectos importantes, como a sazonalidade de seu negócio. “Eu acreditava que a baixa procura acontecia no verão, entre dezembro e fevereiro, quando as pessoas tiram férias. Mas logo percebi que isso era uma crença equivocada”, conta.

Na prática, a profissional descobriu que a demanda se mantinha durante estes meses e caía 10% no meio do ano, entre junho e julho. Com a informação, criou iniciativas para atrair clientes no inverno. “Elaborei um desafio para os pacientes, com metas e uma premiação ao final”, diz.

Outra iniciativa foi investir em propagandas no Google, para que o negócio tivesse mais destaque nas buscas no período crítico. Conseguiu aumentar a receita em 15% em junho e manter a estabilidade em julho.

Hoje, sete anos depois de iniciar a vida como autônoma, Luciana virou até referência no assunto. Ela tem um curso online, chamado Treinamento M2P, no qual ensina empreendedores da área da saúde a cuidarem melhor de seus negócios.

Em dois anos e meio, 1 245 alunos já assistiram às aulas sobre gestão de negócio, administração financeira e marketing.

Etapa 1: escolha do banco

Quando que tiver o número do CNPJ, o primeiro passo é abrir uma conta bancária no nome da pessoa jurídica para que as movimentações aconteçam ali. Isso é fundamental para garantir que o dinheiro da empresa não se misture com as finanças pessoais, um erro comum.

Na hora de escolher o banco, fuja de armadilhas como a da comodidade. Optar pela instituição mais próxima não é um bom critério. Antes de decidir, vasculhe os pacotes de serviços disponíveis para PJs.

O ideal, de acordo com experts, é comparar pelo menos quatro instituições. Busque pacotes que sejam adequados às suas necessidades, fazendo perguntas do tipo: quanto custa a emissão de boletos para clientes? Quais são as taxas de transferências bancárias para outros bancos? Como funciona o saque em dinheiro? Há vantagens para quem usa máquina de cartão? Se eu precisar financiar o negócio, quais são as taxas?

“Avaliar as linhas de crédito oferecidas pelo banco é essencial, pois pode ser necessário usá-las mais adiante”, diz Marcus Quintella, coordenador do MBA de empreendedorismo e desenvolvimento de novos negócios da Fundação Getulio Vargas (FGV).

Vale lembrar também que hoje existem alterativas aos grandes bancos de varejo. Segundo Adalberto Luiz, especialista em capitalização e serviços financeiros do Sebrae, sistemas cooperativos, como os da Sicoob e do Sicredi, oferecem contas-correntes para empresas com boas condições.

Além disso, há instituições digitais atendendo pessoas jurídicas, como o Neon e o Banco Inter. Neste caso, preste atenção ao custo individual dos serviços: a tarifa para manter a conta é zero, mas o restante é cobrado à parte.

Etapa 2: separação de contas

Considerar-se o dono do dinheiro da empresa é um equívoco recorrente entre os empreendedores. Especialistas em gestão são categóricos: as contas do negócio e as pessoas precisam ser administradas separadamente. Sem isso, perde-se o controle. “Na prática, o trabalhador autônomo não consegue contabilizar corretamente custos e receitas. Isso afeta até a precificação de seus serviços”, afirma Marcus Quintella, da FGV.

O correto é fixar um salário para si mesmo, o chamado pró-labore. Esse valor deve ser enviado todo mês da conta PJ para a conta pessoal. Além disso, dividendos só devem ser retirados uma vez ao ano (isso se a empresa já tiver uma reserva para cobrir seis meses de operação em caso de imprevistos).

Etapa 3: capital de giro

Estudos mostram que, em geral, um negócio demora de seis meses a um ano para engrenar. Enquanto isso, fornecedores, impostos e contas-correntes precisam ser pagos. O dinheiro reservado para honrar essas despesas é o famoso capital de giro — esse valor deve ficar na conta empresarial. Quem não tem esse montante corre o risco de se enforcar com cheque especial ou empréstimos já no começo da operação.

“Se está iniciando algo, o planejamento será um chute, mas você pode chutar de olhos vendados ou de olhos abertos, e essa é a grande diferença. Fica muito mais fácil acertar se você chuta de olhos abertos”, afirma Aleksander Avalca, especialista em gestão financeira para pequenas empresas e fundador da consultoria 4blue. Ele recomenda traçar três cenários: um realista, um pessimista e um desastroso. Calcule o capital de giro considerando o pior cenário.

 

Etapa 4: antecipação de imprevistos

Inclua as más notícias, como calotes de clientes e períodos de baixa do negócio, em sua previsão de receitas. Ninguém gosta de pensar nisso, mas problemas vão ocorrer e é melhor estar preparado. De acordo com especialistas, as taxas de inadimplência dos negócios costumam variar de 10% a 20%.

Outro desafio a ser considerado é a sazonalidade. Um exemplo clássico é o que ocorre com sorveterias e pousadas na praia. Empresas desse tipo se preparam para a queda de movimento no inverno. Independentemente do setor de atuação, todo negócio tem períodos ruins.

A saída é guardar dinheiro para enfrentá-los. Se não for possível fazer isso com recursos próprios, o empreendedor deve se preparar com antecedência, buscando crédito antes de a crise se instalar. “É mais fácil negociar boas condições quando o cenário está positivo”, diz Adalberto, do Sebrae.

Etapa 5: organização do fluxo de caixa

Muitos empreendedores novatos registram apenas os valores mais altos, desconsiderando pequenas cifras. Mas o fluxo de caixa, registro de entradas e saídas de dinheiro, deve ser detalhado ao máximo, contemplando, inclusive, as movimentações não operacionais, como os empréstimos.

Além de dar uma visão de presente e futuro, o fluxo de caixa baliza o profissional em momentos-chave, como redução de despesas, planejamento de investimentos, tomada de crédito ou negociação de prazos de pagamento com fornecedores. Geralmente, os pequenos negócios são gerenciados por meio de planilhas Excel. Mas existem diversas ferramentas online para controle financeiro. O Sebrae também oferece um modelo de planilha gratuita para fazer fluxo de caixa.

Etapa 6: declaração do imposto de renda 

Para evitar problemas com a Receita Federal, não basta emitir notas e pagar impostos em dia. A contabilidade da empresa precisa ter balanço e demonstração de resultados para apurar o lucro obtido ao longo do ano. Esse lucro deve ser transferido para a conta pessoa física e declarado como dividendo no imposto de renda. O mesmo acontece com o pró-labore.

Vale lembrar que ambos fazem parte da ficha de rendimentos isentos, portanto não são tributados. A confusão costuma acontecer quando o empreendedor recebe dinheiro dos clientes direto na conta pessoa física e se esquece de declarar. Se esse valor ultrapassar 1 900 reais por mês, o risco de cair na malha fina é grande — mais um motivo para não misturar as finanças pessoais com as da empresa.