Boas práticas no papel

O jeito certo de fazer um relatório de sustentabilidade — e por que isso pode ajudar a conquistar clientes, conseguir recursos e motivar os funcionários

São Paulo – Os empreendedores que aparecem nas próximas páginas gostam de dizer que se preocupam com o meio ambiente e com a sociedade. Não é só retórica. Um deles financia treinamentos para fornecedores que retiram seu sustento da Floresta Amazônica. Outro instalou sistemas para gerar energia eólica e solar no prédio da empresa.

Há também o que incentiva os funcionários a dar palestras sobre sua profissão a pessoas carentes. Essas ações ganharam status de boas práticas desde que passaram a ser registradas em relatórios de sustentabilidade.

“Esse documento serve para contar ao mercado que a empresa não se preo­­­­cupa só com o próprio avanço”, diz Tatiana Fonseca, da consultoria Quintessa, especializada em sustentabilidade. A seguir, leia um guia sobre como produzir um relatório desse tipo — e veja como ele pode ajudar uma pequena ou média empresa por meio dos exemplos de quem já divulga suas boas práticas.

1 O que é e para que serve um relatório de sustentabilidade?

Relatórios de sustentabilidade são documentos publicados pelas empresas para mostrar o que é feito para crescer sem comprometer o equilíbrio social e ambiental. O público-alvo é formado por fornecedores, clientes, investidores e funcionários. Nenhuma empresa é obrigada a publicar relatórios, mas há cada vez mais bancos e multinacionais que analisam um negócio emergente com base nisso.

“É um sinal de boa gestão, pois indica que os donos se preocupam em perpetuar a empresa”, diz Álvaro Almeida, diretor da Report Sustentabilidade, que produz relatórios.

2 O que costuma ser relatado num documento desse tipo?

O relatório deve enfatizar o que é feito para que a empresa avance e como os efeitos nocivos do crescimento são mitigados. “O documento não pode ser técnico demais porque é destinado a pessoas de diferentes formações”, diz Almeida, da Report. As informações devem ser separadas em três grandes áreas — e o espaço dedicado a elas deve ser equilibrado. Eis os aspectos a ser abordados.

Análises financeiras: Os especialistas recomendam dar um panorama sobre o resultado operacional da empresa. “Gerar lucro é uma premissa de empresas sustentáveis”, diz Tatiana Fonseca, da consultoria Quintessa.

Parte das informações pode ser retirada do balanço da empresa, e há espaço também para destacar iniciativas como a criação de produtos mais rentáveis, a chegada em novas regiões ou a compra de máquinas que aumentam a produtividade.

Iniciativas sociais: Muitos empreendedores se relacionam com fornecedores com pouca formação — como artesãos, pescadores e pequenos agricultores. Projetos de capacitação desses profissionais podem ser abordados no relatório, pois demonstram que a empresa contribui para o desenvolvimento da cadeia produtiva — e garantem que o negócio não sofrerá com uma eventual falta de suprimentos no futuro.

Práticas que promovem o bom relacionamento com a comunidade do entorno e programas de voluntariado que envolvem os funcionários também devem ser relatados.

Projetos ambientais: Empresas que fazem uso intensivo dos recursos naturais costumam manter programas para diminuir o impacto de sua atividade no meio ambiente. Esse tipo de ação pode ser descrito num relatório de sustentabilidade desde que os resultados tenham sido mensurados num dado período.

Uma rede de lavanderias, por exemplo, pode descrever suas iniciativas para diminuir o consumo de água — assim como empresas que usam grandes quantidades de papel podem contar como contribuem para programas de reflorestamento.

3 Existe uma metodologia para redigir um relatório?

Sim. A metodologia mais difundida é a da organização Global Reporting Initiative (GRI), que recomenda às empresas monitorar indicadores básicos — como o consumo de água, de energia elétrica e dos níveis de coleta seletiva — e questões mais avançadas, como igualdade entre gêneros, melhorias das condições de trabalho e ações para evitar a prática de corrupção. No site da GRI, é possível ter acesso a alguns modelos de relatório (em português e em inglês).

4 Até que ponto é possível adaptar a metodologia à realidade da empresa?

A própria GRI sugere que os empreendedores ajustem as diretrizes à sua realidade. “É comum que muitos empreendedores desistam de fazer um relatório porque acham isso muito complicado”, diz Glaucia Terreo, representante da organização no Brasil. A recomendação é que, num primeiro momento, donos de pequenas e médias empresas escolham apenas os indicadores que mais fazem sentido para seu negócio — e, com o tempo, ampliem sua avaliação.

5 Quais são os passos para produzir um relatório?

Destacar alguém: Como as informações de um relatório costumam estar espalhadas em várias áreas da empresa, a primeira providência é escolher um responsável por reunir todos os dados. Essse funcionário deve organizar o cronograma de ação e cobrar o envio das informações.

Definir o objetivo: O que será descrito no relatório? Parece uma pergunta simples — e é mesmo. Mas, se não houver clareza da resposta, a chance de produzir um do­cumen­to que não interessa a ninguém é grande.

O objetivo pode variar de acordo com o momento do negócio — mas deve sempre se basear no que os diferentes públicos que se relacionam com a empresa querem saber. Se o empreendedor estiver planejando pedir um empréstimo, por exemplo, é bom levar em conta o que o banco considera importante em sua política de sustentabilidade.

Colher os dados: A coleta dos dados pode ser mais rápida se um funcionário de cada área for escolhido para reunir os dados de seu setor. Uma comissão de trabalho deve ser formada pelo responsável por cuidar do relatório para facilitar a comunicação. 

Redação e revisão: Com os dados apurados, uma pessoa deve ser designada para escrever o texto e finalizar o documento. O trabalho pode ser terceirizado. Os especialistas estimam que é possível contratar um profissional para redigir um relatório de 24 páginas e imprimir até 1 000 cópias por algo em torno de 15 000 reais. “Há quem prefira deixar o documento disponível apenas na internet”, diz Almeida, da Report.

6 Que aspectos merecem mais destaque no relatório de uma empresa emergente?

Empresas em franca expansão tendem a passar por transformações frequentes em sua estrutura. Novos funcionários entram a toda hora e, não raro, é preciso captar recursos para financiar o crescimento. Uma importante função de um relatório de sustentabilidade é atestar que o empreendedor não deixou de se preocupar com a governança mesmo nos períodos em que a empresa cresceu mais velozmente.

Se muita gente foi contratada temporariamente, é preciso deixar claro que todas as obrigações trabalhistas foram cumpridas. Se o negócio ainda depender muito do dono, é bom dar uma atenção especial ao trecho que trata das finanças internas para demonstrar que o dinheiro da empresa não se confunde com o patrimônio do fundador.

A estrutura de governança também precisa ser descrita.“Empreendedores que mantêm conselhos de administração e comitês de discussão de estratégia devem relatar suas atividades”, diz Glaucia, da GRI. “Isso mostra que o dono está preparando a empresa para quando ele precisar se afastar dos negócios.”

7 Em que situações ter um relatório de sustentabilidade ajuda um empreendedor?

O relatório de sustentabilidade, por si só, não garante vantagem nenhuma a uma pequena ou média empresa. “O que vale são os resultados das práticas adotadas pela empresa e descritas no documento”, diz Tatiana, da Quintessa. Quem se esforça para manter uma política socioambiental séria pode obter vantagens em situações importantes. Eis algumas.

Busca de recursos: Boa parte do que é divulgado num relatório de sustentabilidade ajuda fundos e bancos a calcular o risco de aportar recursos numa empresa emergente.

“Negócios que mantêm práticas socioambientais tendem a valer mais do que os que não fazem nada”, diz Pedro dos Passos, chefe do departamento de investimento em pequenas e médias empresas inovadoras do BNDESPar, braço de investimento do Banco Nacional de Desenvolvimento Econômico e Social. Em abril, o Banco Central publicou uma resolução determinando que até julho de 2015 os bancos oficializem as políticas socioambientais que levam em conta na avaliação de crédito das empresas.

Prospecção de clientes: Grandes empresas, sobretudo multinacionais, exigem cada vez mais que seus fornecedores sigam uma cartilha socioambiental bem definida. Um exemplo é a Natura. Além do preço e da qualidade do insumo ou do serviço, a empresa analisa também alguns indicadores de sustentabilidade.

A cada seis meses, 100 fornecedores são convidados a mostrar dados sobre seu consumo de água e energia e o destino dado ao lixo. Eles também podem relatar a quantas anda o treinamento dos funcionários e como é a política de segurança do trabalho. Ao final, cada fornecedor recebe uma análise com seu desempenho e uma comparação com os concorrentes que também suprem a Natura.

“Não excluímos quem não melhora os indicadores, mas damos preferência aos que mais se empenham, mesmo que seus preços sejam ligeiramente mais altos”, diz Rodrigo Brea, diretor global de suprimentos da empresa. 

Motivação do pessoal: As ações de responsabilidade socioambiental em pequenas e médias empresas quase sempre são executadas com a ajuda de funcionários. O relatório é uma maneira de reconhecer o trabalho de quem ajuda — e de incentivar mais gente a participar das ações. Boas ideias dos funcionários podem ser premiadas em concursos e colocadas em prática pela empresa.

“Esse tipo de ação incentiva os funcionários a se esforçar por um objetivo que não faz parte do trabalho deles”, diz Josué Bressane Junior, sócio da Gemte Consultoria, especializada em recursos humanos. “Registrar esses momentos num relatório que vai ser visto por clientes e fornecedores importantes pode aumentar o engajamento das pessoas.”

8 Quais são os principais erros cometidos por quem faz esse tipo de relatório?

Os principais erros acontecem na fase de acabamento do relatório. Documentos longos demais ou repletos de fotos não contribuem para passar uma mensagem clara e objetiva — e elevam os custos de impressão.

“Relatórios ufanistas dão a impressão de que não há política socioambiental bem definida”, diz Glaucia, da GRI. “O ideal é que os relatórios sejam sucintos e não tragam nada além do necessário.” Antes da publicação, é essencial fazer uma revisão para evitar erros de português. “Escorregões desse tipo dão ideia de desleixo”, diz Almeida, da Report.