Processos contratuais manuais prejudicam os negócios, diz estudo

Empresas que adotaram plataforma de assinatura eletrônica enxergam melhorias, como aumento da eficiência operacional e redução de custos

Um levantamento feito recentemente pela Forrester Consulting para a DocuSign, empresa especializada no segmento de assinatura eletrônica, concluiu que 97% das companhias em todo o mundo já tiveram problemas para trabalhar com documentos em papel. A pesquisa The State of Systems of Agreement 2019 revelou também uma necessidade cada vez maior de as empresas encontrarem alternativas para que os contratos se tornem mais eficientes e seguros.

Processos que ainda envolvem tarefas manuais resultam em trabalho extra, erros, custos desnecessários, atrasos na execução e riscos de segurança e conformidade. É o que mostrou o levantamento, conduzido com 600 líderes de negócios e tecnologias em todo o mundo. Dos entrevistados 46% tiveram o início de projetos atrasados, 45% vivenciaram experiências ruins com clientes, 42% apresentaram demora no reconhecimento de receita e 39% precisaram arcar com custos desnecessários de impressão e transporte.

Por outro lado, o estudo mostrou que as empresas que começaram a implementar tecnologias para remover a barreira da assinatura física em papel, como a assinatura eletrônica, enxergaram melhorias nos processos contratuais rapidamente. “Além de ser uma opção mais sustentável e barata, a solução permite que a companhia redesenhe o seu fluxo de trabalho para que ele se torne mais ágil, sem a exigência de impressão, cópia, envio e armazenamento físico de um documento”, afirma Gustavo Brant, vice-presidente de vendas da DocuSign na América Latina.

Parte do portfólio da DocuSign, a assinatura eletrônica pode ser integrada em qualquer plataforma digital, dependendo da necessidade da empresa. O Banco Inter, por exemplo, incorporou a solução de assinatura eletrônica para a formalização de contratos de crédito consignado. Hoje, o cliente já pode realizar a assinatura de todo o processo digitalmente, o que reduz o tempo de processo de contratação do serviço de 14 para oito dias nos canais próprios do banco. Antes, a formalização das operações, como envio e retirada de documentos por correio ou motoboy, era um desafio, que foi superado com o processo de digitalização.

Com a mudança, a taxa de desistência de clientes do banco para esse tipo de produto caiu de 18% para 8%. Já o custo médio de logística foi reduzido em até 75% por operação. Também houve diminuição dos custos e erros operacionais, além de uma queda no prazo para disponibilização do recurso financeiro para os correntistas. Todo o processo conta com validação jurídica da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, que regulamenta a assinatura de documentos pela internet. Instituições reguladoras também têm emitido resoluções que asseguram a prática.

Prioridade nas empresas

As vantagens da automatização dos contratos percebidas pelo Banco Inter são idênticas às prioridades indicadas pelas empresas no levantamento realizado em 2019. O principal objetivo das companhias pesquisadas é melhorar a experiência do cliente, fortalecer a segurança e aumentar a produtividade dos funcionários e a agilidade nos negócios.

Tudo isso está relacionado ao processo de transformação digital das empresas, que já começaram a usar a tecnologia para garantir resultados melhores em suas operações. “Desde grandes empresas até PMEs e microempreendedores podem adotar o processo de automatização de contratos, uma vez que todas sofrem das mesmas dificuldades quando se trata de documentos em papel”, explica Brant.

Além do ganho na eficiência operacional, pois existem empresas que mantêm departamentos inteiros apenas para cuidar dos papéis, a plataforma de assinatura eletrônica também garante a segurança dos documentos, que podem se deteriorar com o tempo após serem impressos. Tudo fica armazenado na nuvem, em servidores com criptografia de nível bancário. Depois de assinados, os contratos não podem mais ser alterados, o que acaba com qualquer risco de fraude.

A solução também se encaixa na tendência das empresas em se tornarem livres do papel ao longo dos anos, principalmente com a maior adesão de smartphones, que possibilitam a facilidade de assinar um contrato em qualquer lugar. “Uma vez que todos os lados se beneficiam com o uso de plataformas de automatização de contratos, o fim de documentos em papel é uma tendência latente”, finaliza.

Quer saber mais sobre a pesquisa The State of Systems of Agreement 2019? Acesse o site da DocuSign e veja o estudo completo.