Planilhas eletrônicas: ferramenta ainda seria uma das mais práticas para gestão de informações?

Na década de 1980, a realidade da organização de dados em planilhas mudou drasticamente e foi do papel ao digital. Lançado primeiro para Mac – da Apple –, o software batizado de Excel tornou-se a principal ferramenta de tabelas eletrônicas além de lidar com processos de negócios, auxiliando na computação, tarefas financeiras, projetos de TI, marketing.

Com a capacidade de processar equações matemáticas, armazenar e organizar dados de maneira prática e gerenciável, o programa criado pela Microsoft trouxe uma variedade de cenários de simulação, introduzindo-se no meio empresarial como peça indispensável.

No entanto, muitos estão agora se afastando do Excel em busca de outras tecnologias mais modernas. Fica a questão: por que tantas empresas de repente decidiram abandonar o Excel para processos críticos de negócios?

Quantas empresas estão se afastando do Excel?

Enquanto muitas empresas têm despertado para as ineficiências do Excel, outras ainda confiam nele, seja pelo hábito ou por dependerem apenas de funções de gestão básicas. Em um artigo publicado na Enterprise Times, foi constatado que cerca de 60% das empresas dos EUA ainda estão utilizando planilhas, enquanto 21% estão se movendo em direção a outras soluções de software. Essa diminuição é vista principalmente no departamento financeiro. Então, quais seriam as possíveis razões? Mário Flávio, CEO da Audtax – empresa especializada em auditoria e compliance – compartilha algumas de suas reflexões sobre o tema.

1. Excel é propenso a erros.

Ao inserir os dados manualmente, há sempre a possibilidade de erros. Infelizmente, especialmente no mundo das finanças, mesmo um pequeno erro pode ter um grande impacto.

2. Excel tem baixa visibilidade.

Quando se trata de erros de captura, a visibilidade é fundamental. Talvez a razão por que tantos erros do Excel não são detectados é devido ao fato de que a visibilidade é tão pobre na estrutura unidimensional que o Excel fornece.

3. Excel é “tedioso”.

Enquanto Excel fornece a capacidade de calcular equações, modelo cenários hipotéticos e ajuda em outras tarefas financeiras complexas, seu método ainda é tedioso. Isso porque depende do trabalho manual para entrada de dados manual, que é incrivelmente demorado e, muitas vezes, pode gerar mais aborrecimento do que praticidade.

Alguns erros preocupantes que causam receio nas empresas

De acordo com Mário Flávio, a possível razão pela qual as empresas estão se afastando do Excel é resultado do aumento do risco financeiro. Inúmeras organizações foram vítimas de erros fatais em planilhas que tiveram efeitos devastadores sobre as finanças da sua empresa.

A Magellan Fund de Fidelity, por exemplo, sofreu com um erro embaraçoso e caro. Eles estimaram que fariam cerca de US $ 4,32 por ação, o que mais tarde se revelou falso. Ao inserir os números no Excel, o contador acidentalmente omitiu o sinal de menos em uma perda de capital líquida totalizando US $ 1,3 bilhão, por sua vez superestimando o valor por ação.

TransAlta também passou por algo semelhante. Sua experiência lhe custou mais de US $ 24 milhões em perdas. Tudo porque cometeu um erro simples de cortar e colar no Excel. “Esse é o principal problema com as planilhas. Os seres humanos são propensos a erros manuais e mesmo o menor dos erros de planilha pode ter um impacto esmagador sobre as finanças”, argumenta o CEO da Audtax .

Gerenciando receitas e planejando as finanças das empresas é mais complexo hoje do que nunca antes. No mundo de hoje, há mais regulamentações governamentais e supervisão; há um aumento da demanda no comércio que implica a necessidade de conversões de moeda complexa; há oscilação econômica em diferentes escalas; e o mercado se mostra extremamente exigente. Mário aponta que todas essas variáveis ​​adicionadas – colocando pressão sobre as empresas – a gestão de finanças está se tornando cada vez mais desafiadora.

Se não o Excel, então qual é a solução?

Mesmo com tantas mudanças e novas necessidades, não há como afirmar que o Excel está desaparecendo inteiramente. Como ele ainda fornece uma variedade de funções integrais para as empresas, sua usabilidade ainda é indispensável. Entretanto, as empresas precisam se tornar mais dependentes de aplicativos de software que proporcionam maior agilidade e precisão, é o que afirma Mário.

“Com o software de gerenciamento de desempenho empresarial (EPM) baseado em nuvem, as empresas podem evitar muitas das armadilhas do Excel. A nuvem fornece uma única plataforma para gerenciar dados financeiros, assim você não tem mais a tarefa de gerenciar e organizar um número inumerável de planilhas”, explica o empresário que também reforça a importância das empresas automatizarem uma grande quantidade de entrada de dados. “Isto só aumentará a eficiência, reduzindo o processo meticuloso de entrada de dados manual, além de contar com avançadas ferramentas de análise de dados”, finaliza Mário Flávio.
Website: http://www.audtax.com.br/