8 itens indispensáveis em um resort para sediar eventos corporativos

A infraestrutura deve ir além da sala de conferência, oferecendo praticidade e flexibilidade aos organizadores e experiência diferenciada aos participantes

Não é por acaso que os resorts lideram a lista de opções na hora de se realizar um evento corporativo. Afinal, já foi o tempo em que itens como espaço amplo, boa acústica e assentos confortáveis eram os únicos critérios nessa escolha. Hoje, muito mais do que boas salas para apresentações, as empresas procuram uma infraestrutura funcional e versátil, que possibilite personalizar as atividades e oferecer uma experiência completa aos colaboradores, inclusive com programação outdoor. E um resort tem tudo isso. “É uma excelente mistura de negócios e lazer”, resume Carlos Jacobina, gerente-geral do Hotel Novotel Itu Golf & Resort, complexo recém-inaugurado no interior de São Paulo.

No entanto, não é todo resort que está realmente preparado para atender a essa demanda. Uma escolha precipitada, inclusive, pode trazer mais dor de cabeça do que facilidades e prejudicar o sucesso do evento. A seguir, veja um checklist com os principais pontos que devem ser levados em conta.

1. Localização
Como os resorts geralmente são fora da área urbana, a facilidade de acesso é um dos primeiros pontos a serem observados. “A localização é fundamental, pois uma logística simples facilita e barateia o evento”, diz Jacobina. O gerente destaca ainda a importância da proximidade a aeroportos, rodovias e grandes centros, como o hotel que ele gerencia: o Novotel Itu fica a cerca de 90 quilômetros de São Paulo, próximo à Rodovia Castelo Branco e a 40 minutos do Aeroporto de Viracopos.

2. Acomodações adequadas
Ter um grande número de apartamentos do tipo twin (com camas de solteiro) é essencial para acomodar grupos.

O Novotel Itu possui mais de 300 apartamentos twin

O Novotel Itu possui mais de 300 apartamentos twin (Accor/Divulgação)

3. Centro de convenções bem equipado
A checagem das salas deve ser criteriosa: é preciso verificar se contam com infraestrutura completa e versátil para que comporte eventos de formatos variados. “Facilidades como ganchos para produção aérea, pontos de água e esgoto, cabeamento para geradores, espaços modulares, com flexibilidade de móveis para se adaptar a diversos formatos, fazem muita diferença.”

O Novotel Itu Golf & Resort, por exemplo, conta com 17 salas amplas, todas modulares, com capacidade para até 1 000 pessoas. São 40 pontos de ancoragem, que suportam até 300 quilos cada, tomadas no teto, bicos hidráulicos e ponto de geradores já instalados. As salas principais têm pé-direito de 7 metros e algumas fachadas são removíveis, permitindo o acesso de cenografia, máquinas e veículos para exposição. Além de internet de alta velocidade em todas elas.

A comodidade dos participantes durante as apresentações no local também precisa ser priorizada: luzes adequadas, ar-condicionado, banheiros em boas condições e cadeiras confortáveis. Devem ganhar atenção ainda itens de segurança como saídas de emergência, extintores de incêndio e planos de contingência.

Uma das salas do Novotel, com iluminação natural, isolamento acústico e direito à paisagem

Uma das salas do Novotel, com iluminação natural, isolamento acústico e direito à paisagem (Accor/Divulgação)

4. Facilidade na operação
Ter salas de conferência, serviços, hospedagem e alimentação em uma mesma estrutura descomplica bastante o trabalho do promotor do evento, que consegue resolver tudo com mais praticidade em um único local – e também facilita a locomoção dos participantes. Por isso, é válido conferir se todos esses pontos estão integrados, ou próximos pelo menos, e se há áreas internas de apoio para equipes técnicas.

5. Gastronomia qualificada
“A capacidade dos restaurantes e a qualidade dos alimentos e bebidas são outros pontos cruciais para um evento”, ressalta Jacobina. Começar o dia com um café caprichado em um ambiente agradável ou ter um bom jantar após uma maratona de trabalho faz toda a diferença. Por isso, vale experimentar o serviço antes para não ter surpresas. Se o local tiver ambientes distintos para poder atender diferentes grupos, melhor ainda.

O restaurante Raro, do Novotel, pode ser dividido em até três ambientes e conta com varandas que permitem a ampliação do espaço

O restaurante Raro, do Novotel, pode ser dividido em até três ambientes e conta com varandas que permitem a ampliação do espaço (Accor/Divulgação)

6. Equipe especializada
Para o gerente do Novotel Itu, uma equipe flexível e com experiência para atender às demandas de um evento também é prioridade. É ela que vai dar suporte para todas as atividades planejadas pela organização, por isso deve ser formada por profissionais treinados e com experiência.

7. Ampla área externa
Além da operação integrada, um dos grandes diferenciais dos resorts para quem promove um evento é sua área externa, que deve ser checada com cuidado, pois terá função importante no planejamento. Afinal, cada vez mais, as empresas buscam inovar na programação, com treinamentos ao ar livre, dinâmicas de grupo e gincanas, por exemplo. Esse tipo de atividade torna o evento mais leve e interativo, sem perder seu propósito. “No geral, os resorts são providos de grandes áreas verdes, que não só permitem diversas ações ao ar livre, como favorecem o bem-estar do participante”, comenta Jacobina.

8. Opções de lazer
A cereja do bolo fica por conta da área de lazer do resort. Para os colaboradores, essa junção de trabalho e diversão é o que mais vai marcar o evento como uma experiência positiva de aprendizado e troca de experiências. Por isso, é primordial conferir as instalações e se há boas opções para entretenimento diurno (piscina, spa, área para caminhada) e noturno (bares, espaço para festas temáticas).

Piscina, saunas, Spa L’Occitane, quadras de tênis, campo de golfe e de futebol e, futuramente, um parque aquático estão entre as atrações de lazer no Novotel Itu Golf & Resort.

Piscina do Novotel Itu Golf & Resort, de 700 metros cúbicos, com vista para área verde

Piscina do Novotel Itu Golf & Resort, de 700 metros cúbicos, com vista para área verde (Accor/Divulgação)

Checklist feito, com todos os pré-requisitos atendidos? Agora, com o local ideal escolhido, é hora de planejar os detalhes do evento para aproveitar bem a variedade de serviços e a infraestrutura que só um resort especializado nessa área pode oferecer.

No ano passado, 17,3% da ocupação dos resorts nacionais foi relacionada a eventos, e a tendência é que o número cresça em 2018

Fonte: Associação Brasileira de Resorts (ABR)
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