São Paulo – O Carnaval já acabou e, agora, 2016 começa de verdade. Isso inclui, no caso da maioria dos empreendedores, muitas dívidas batendo à porta. Para quem já está cansado de estar no vermelho, uma boa notícia: uma das melhores épocas para reorganizar as contas é justamente nos primeiros meses do ano.

Quem explica é Evanil de Paula, CEO da solucionadora de pagamentos online Gerencianet. “Algumas definições de impostos são feitas nos primeiros meses e isso repercute ao longo do ano” - por exemplo, a opção por algum tipo de tributação, como o Simples Nacional. “Além disso, se o empreendedor começa 2016 já arrumando suas finanças ele terminará o ano organizado, o que será gratificante.”

Outra boa coincidência para reorganizar as finanças é a proximidade do fim de contratos, que também costumam ser firmados no começo do ano. “Na verdade, o quanto antes é o melhor momento. Porém, quando faltam poucos meses para a expiração dos contratos assinados na empresa, há um gatilho. Isso porque os termos podem ser revisados, o que inclui rever valores e até mesmo a procedência do acordo”, explica Vitor Torres, CEO do Contabilizei.

Mesmo com o ânimo do começo do ano, cuidar do orçamento do negócio continua sendo um desafio para os empreendedores brasileiros. “A própria escola não ensina como fazer um controle financeiro básico, ou seja, gastar menos do que se ganha. Em uma empresa, é ainda mais difícil do que na situação pessoal: um negócio envolve capital de giro, datas de pagamento e de recebimento e salários de funcionários, por exemplo”, analisa Flávio Logullo, co-fundador do software financeiro Granatum.

“A gente não aprendeu o bê-a-bá das finanças e o empreendedor simplesmente traz sua falta de conhecimento para a vida da empresa. Muitos negócios não possuem recursos para contratar alguém especializado, e abrem mão de uma das funções mais importantes dentro de uma empresa – a de saber se tenho lucro ou não.”

Arrumar sua empresa é uma meta para este ano? Então, confira o que você pode fazer desde já:

1. Defina como está sua situação hoje

O primeiro passo para sair do vermelho é entender como está sua situação. Sabendo onde você está, é possível estabelecer onde você quer chegar, afirma Logullo. “Muitos empreendedores ficam esperando o momento certo para aclarar o que está acontecendo na empresa, procrastinando esse controle financeiro. Pare e veja tudo que você já contraiu de dívida. Feito isso, você consegue estabelecer uma estratégia para sair do buraco”.

2. Renegocie dívidas

Agora que você já sabe quais são suas dívidas, é hora de partir para a negociação. Com uma simples conversa, é possível estender o prazo de pagamento ou abaixar o valor diante de uma entrada imediata, por exemplo. Fornecedores costumam ser mais compreensivos do que os bancos e o governo nesse sentido, diz de Paula. Em uma situação de crise financeira, o empreendedor não pode se acanhar em pedir mais tempo para obter recursos.

O CEO da Gerencianet também recomenda priorizar suas piores dívidas na hora de fazer pagamentos, ou seja, aquelas em que incidem juros altos. Logullo complementa o raciocínio: esse também é o momento de calcular se tomar um empréstimo com juros menores para pagar essa dívida de juros altíssimos é mais favorável ou não.

3. Faça uma análise do que pode ser cortado

O próximo passo é olhar com calma todos os custos fixos que sua empresa possui – como o aluguel, a internet e o contador da empresa. Nesse caso, a solução é tentar renegociar os contratos, como explicado na dica anterior, ou realizar a troca por fornecedores com maior custo-benefício, avisa Torres, do Contabilizei.

“Muitas vezes, o empreendedor escolhe o fornecedor mais conveniente, sem pesquisar muito. Sem comparação, há apenas um orçamento e ele pode perder com isso. A troca pode até modernizar seu negócio, se o contrato anterior estava atrelado a algum serviço mais obsoleto.”

Os custos variáveis já costumam ser diminuídos também com a queda das vendas – como os gastos com matéria-prima, por exemplo. Evanil de Paula, da Gerencianet, alerta para não cortar investimentos que tragam resultados.

“Muitos empreendedores vão cortando investimentos e acabam minguando a empresa, o que gera ainda menos receita. Sou da opinião de não cortar nenhum recurso que esteja dando resultado – por exemplo, uma propaganda bem-sucedida ou um incentivo aos funcionários que traga mais produtividade.”

4. Separe o pessoal do empresarial

Esse é um erro que muitos empreendedores ainda cometem: quando as contas de casa apertam, as reservas do negócio são esvaziadas para pagar essas dívidas pessoais. Porém, ao retirar do montante da sua própria empresa, você está prejudicando as possibilidades de ganhar mais e sair do vermelho de forma sustentável, alerta de Paula.

“Se o empreendedor tem problemas nas finanças pessoais, ele deve cortar custos, como qualquer brasileiro, e não repassar seu prejuízo para a empresa.”

5. Foque, todos os dias, no seu fluxo de caixa

Você sabe o que é um fluxo de caixa? Pois deveria: ele é uma foto de como seu negócio está de saúde, e deve ser acompanhado todos os dias (veja como mantê-lo sob controle).

“Ele é uma tabela que apresenta uma somatória dos seus ganhos e gastos em um certo período de tempo. Quando você usa seu fluxo de caixa e registra o que tem a pagar, você antecipa períodos de dificuldade”, explica Logullo.

Essa é a “bola de cristal do empreendedor”, explica o co-fundador do Granatum. Registrando uma despesa que deverá ser quitada daqui a dois meses, por exemplo, você já antecipa um saldo negativo no futuro. Assim, já pensa em estratégias para cobrir o gasto e não cair em dívidas. “A manutenção do caixa da empresa deve ser um trabalho contínuo. Para fazer isso, é só anotar. Pode até mesmo ser no papel.”

6. Tenha um sistema de gestão

Parece complicado olhar para tudo isso? Profissionalizar o cuidado com as contas da sua empresa permite que você tenha documentadas partes importantes do negócio, sem o trabalho braçal de completar um papel ou uma tabela do Excel. Essa é uma opção especialmente para os negócios maiores, onde o trabalho de computação é ainda maior.

Seja por um sistema ou por uma solução mais simples, ter tudo registrado vale a pena: quando esse cadastro não existe, é muito difícil ver a situação real do empreendimento, afirma de Paula. “O empreendedor não consegue ver qual o tamanho do seu lucro ou do seu prejuízo. Sem isso, não tem como desenvolver um plano de ação”.

Como vimos na primeira dica, esse é um problema grave. Registrar tudo é uma garantia que você não desconhecerá suas finanças novamente em um futuro próximo.

7. Faça parcerias estratégicas

O ditado “a união faz a força” é uma verdade quando se trata de formar alianças estratégicas para épocas de vacas magras. Torres recomenda negociar com empresas que ofereçam um serviço complementar ao seu, elaborando pacotes mais completos ao cliente por um custo menor.

Por exemplo, um designer e um desenvolver podem oferecer um site completo ao cliente, e isso sairia mais barato do que contratar os serviços separadamente.

O ponto positivo? Isso gera mais vendas: quem antes não podia fazer sites por conta do preço passará a fazer, além de você ter acesso à carteira de clientes que seu parceiro já possuía e poder oferecer seus serviços no futuro. Dessa forma, você sai do vermelho não cortando gastos, e sim gerando mais acordos.

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