Dólar R$ 3,28 0,59%
Euro R$ 3,68 0,15%
SELIC 11,25% ao ano
Ibovespa 1,28% 62.461 pts
Pontos 62.461
Variação 1,28%
Maior Alta 4,00% LREN3
Maior Baixa -2,84% JBSS3
Última atualização 23/05/2017 - 13:32 FONTE

Como registrar a contratação dos funcionários do jeito certo

Veja os documentos necessários para contratar, com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar admissões de empregados.

Quais são os procedimentos para contratar um funcionário?

Para efetuar a contratação de um empregado, a empresa (empregador) submete candidatos selecionados a uma determinada vaga ao processo de recrutamento – passando pela seleção e pela entrega da documentação, até a finalização da contratação com o efetivo registro do empregado.

O fechamento da contratação se dá com o registro do empregado com as devidas anotações nos livros, fichas ou sistemas informatizados, podendo variar de acordo com o procedimento adotado pela empresa, bem como na Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS) do empregado.

Destacamos que a obrigatoriedade de registro do empregado está previsto no artigo 41 da CLT:

Art. 41 – Em todas as atividades será obrigatório para o empregador o registro dos respectivos trabalhadores, podendo ser adotados livros, fichas ou sistema eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho.

Parágrafo único – Além da qualificação civil ou profissional de cada trabalhador, deverão ser anotados todos os dados relativos à sua admissão no emprego, duração e efetividade do trabalho, a férias, acidentes e demais circunstâncias que interessem à proteção do trabalhador.

A Portaria do MTE n° 41/2007 disciplina as informações que devem constar no registro e a anotação da CTPS dos empregados:

Art. 2º O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT conterá as seguintes informações:

I – Nome do empregado, data de nascimento, filiação, nacionalidade e naturalidade;

II – número e série da Carteira de Trabalho e Previdência Social CTPS;

III – número de identificação do cadastro no Programa de Integração Social PIS ou no Programa de Formação do Patrimônio do Serviço Público PASEP;

IV – data de admissão;

V – cargo e função;

VI – remuneração;

VII – jornada de trabalho;

VIII – férias; e

IX – acidente do trabalho e doenças profissionais, quando houver.

Parágrafo único. O registro de empregado deverá estar atualizado e obedecer à numeração sequencial por estabelecimento.

Art. 5º – O empregador anotará na CTPS do empregado, no prazo de 48 horas contadas da admissão, os seguintes dados:

I – data de admissão;

II – remuneração; e

III – condições especiais do contrato de trabalho, caso existentes.

Com base nas informações exigidas pela legislação vigente para efetivar a admissão do empregado, os documentos necessários são:

§  Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS: deverá ser solicitada ao empregado para realização das anotações devidas e devolvida no prazo de 48 horas mediante a emissão de um protocolo na entrega bem como, na devolução;

§  Certificado de reservista ou prova de alistamento no serviço militar para candidatos brasileiros do sexo masculino com idade entre 18 (dezoito) e 45 (quarenta e cinco) anos: prova de quitação com o serviço militar;

§  Certidão de Casamento e de Nascimento;

§  Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;

§  Atestado Médico Admissional: é obrigatório, devendo ser pago pelo empregador, que ficará responsável pela guarda do comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas com o empregado. Deverá ser efetuado antes do inicio das atividades;

§  Declaração de opção ou não pelo vale transporte;

§  Cadastro de Pessoa Física (CPF);

§  Cédula de Identidade (RG);

§  Título de eleitor;

§  Atestado de escolaridade

§  Se tiver filhos de até 14 (quatorze) anos de idade ou com invalidez, deverá apresentar, para recebimento do salário família:

i. Certidão de Nascimento dos filhos menores até 14 (quatorze) anos e maiores de 14 (quatorze) se incapazes;

ii. Cartão da Criança para filhos menores de 6 (seis) anos;

iii. Declaração de frequência escolar para filhos a partir dos 7 (sete) anos;

iv. Comprovação da invalidez do filho ou equiparado maior de 14 (quatorze) anos de idade deve ser verificada em exame médicopericial a cargo da previdência social ;

Ainda de acordo com o artigo 1º da Portaria MTE nº 41/2007, é proibido ao empregador, na contratação ou na manutenção do emprego do trabalhador, fazer a exigência de quaisquer documentos discriminatórios para a contratação, especialmente certidão negativa de reclamatória trabalhista, atestado de antecedentes criminais, exame de HIV, atestado ou declaração relativos à esterilização ou a estado de gravidez que poderão ser consideradas como danos morais ao trabalhador.

Toda a documentação acima mencionada também visa preencher todas as informações que serão exigidas no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas – e-Social no evento S-2200 (Admissão de Trabalhador).

Os dados e documentos referentes às admissões de empregados deverão ser encaminhados com antecedência, pois a comunicação no e-Social deverá ser até o final do dia imediatamente anterior ao do início da respectiva prestação do serviço.

Não será mais possível a admissão de empregados por ocasião do fechamento da folha com data retroativa. Esse procedimento acarretará num aviso do sistema, confessando a informação do registro fora do prazo, sujeito à penalidades.

Na dúvida de como proceder com as atividades acima, entre em contato com uma empresa de assessoria trabalhista e previdenciária e realize uma consulta técnica.

Heloina Goes é Supervisora da Divisão Trabalhista e Previdenciária da PP&C Auditores Independentes.

Envie suas dúvidas sobre legislação para pme-exame@abril.com.br.