5 planilhas para organizar a sua empresa

Especialistas afirmam que é possível extrair informações valiosas de planilhas bem feitas

São Paulo – Organizar todas as informações de qualquer tipo de empresa requer disciplina. Sem essa preocupação por parte do empreendedor, as chances da empresa ficar no vermelho são grandes. Maurício Galhardo, especialista financeiro e sócio da Praxis Business, explica que os controles podem fornecer várias informações que o empresário desconhece. Além disso, com os números é mais fácil estabelecer metas e descobrir qual é o mês com maior faturamento ou quando é preciso fazer ajustes no orçamento.

Para Fabiano Nagamatsu, consultor do Sebrae-SP, é interessante que um empresário tenha uma visão ampla do seu negócio e um planejamento, já que com os controles é possível desenhar estratégias para crescer. Veja cinco planilhas que ajudam a organizar uma pequena empresa.

1. Fluxo de caixa

A planilha é essencial para que o empresário saiba se há dinheiro na conta do negócio. Para um fluxo de caixa perfeito, o controle diário de entradas e saídas financeiras tem que ser feito com muita dedicação e disciplina. Para Galhardo, a planilha também deve conter gastos fixos como luz, água e salários dos funcionários, entre outros. 

Lançar vendas ao invés de recebimentos, não ter um acompanhamento diário e não criar categorias são alguns erros imperdoáveis no fluxo de caixa do seu negócio.

2. Controle de estoque

Muitos pequenos empresários acreditam que o controle “visual” do estoque é suficiente. “Se um fornecedor chega, normalmente, ele vai até o estoque e conta. Com uma planilha, ele pode falar na hora se precisa ou não de mais produto”, explica Nagamatsu.

“Gera um atendimento melhor porque o vendedor sabe o que tem realmente no estoque e agiliza o atendimento ao cliente”, completa Galhardo. Dependendo do tamanho do negócio, o recomendável é trabalhar com o auxílio de um software para um controle mais eficiente. A planilha deve conter dados como número de pedidos, status de entrega e o número que consta em estoque, por exemplo.


3. Demonstrativo de Resultado de Exercício (DRE)

Essa planilha é essencial para que o empresário saiba se o seu negócio está dando lucrou ou não. Nesse controle entram o valor da receita bruta, custos como impostos, royalties, gastos ocupacionais e administrativos. “É uma planilha gerencial para saber o resultado da empresa”, resume Galhardo.

4. Cadastro de clientes

Nome, endereço, e-mail e telefone para contato são algumas informações dos clientes que podem auxiliar o empreendedor nas ações de marketing da empresa. “Um microempresário pode interagir nas redes sociais, fazer convite e mandar um e-mail com as promoções da loja”, exemplifica Nagamatsu.

5. Controle comercial

A planilha de vendas pode ajudar o empreendedor a compreender como a sua empresa fatura. Além do valor bruto das vendas, é possível saber qual o número de clientes convertidos e não convertidos, qual vendedor vendeu mais e quais foram os itens vendidos.
“São números importantes para a base da gestão de vendas, pois dá para tirar o ticket médio, ter o número de itens por venda, valor médio de cada item, entre outros”, explica Galhardo.