Como a Estácio vai treinar 140 mil pessoas para a Olimpíada

Universidade assumiu a missão de preparar 50.000 voluntários, 6.000 funcionários do comitê organizador e 85.000 terceirizados que vão trabalhar nos jogos no Rio

São Paulo – Mais de 10.000 atletas de aproximadamente 200 países vão disputar os Jogos Olímpicos do Rio de Janeiro.

Para recebê-los, foi necessário montar um time de mais de 140.000 pessoas, entre cerca 50.000 voluntários, 6.000 funcionários do comitê organizador e 85.000 terceirizados.

São profissionais como tradutores, recepcionistas, faxineiros, médicos, seguranças e comunicólogos, entre outros.

Para que tudo dê certo, todo esse pessoal precisará ser – muito bem – treinado para entender o que é a competição, qual papel cada um terá dentro dela e como desempenhá-lo da melhor forma possível.

E quem assumiu a missão de preparar esse batalhão de gente foi a universidade carioca Estácio, que também é apoiadora da competição.

A companhia foca no ensino superior e é forte no segmento de educação à distância, mas tem também uma área de soluções corporativas, voltada a criar material personalizado para empresas. Entre seus clientes, estão o Grupo Pão de Açúcar, a Natura e a KPMG.

“Já vínhamos desenvolvendo nossa capacidade de customizar conteúdo em larga escala, mas nada comparado às Olimpíadas”, contou Eduardo Pitombo, diretor do departamento, durante evento da universidade na última segunda-feira (30), em São Paulo.

Além de parte acadêmica e da estrutura dos cursos online e presenciais, a Estácio também ficou responsável pela montagem dos 60.000 kits que serão dados aos voluntários (que incluem mochila, guia de bolso, caderno e lápis) – e por fazer esses itens chegarem até os locais de treinamento.

Para dar conta de tudo, teve que montar uma equipe multidisciplinar de cerca de 300 pessoas dedicas ao projeto. Grande parte delas (120) são professores da própria universidade, mas há também gestores, profissionais de logística, entre outros.

Além disso, contratou 118 fornecedores, para os quais fez mais de 1.700 pedidos.

O corpo docente por sua vez, também teve que ser preparado e passou por aproximadamente 700 sessões de treinamento. “Alguns conteúdos eles já trabalhavam, outros precisaram aprender para replicar”, disse Dario Menezes, gestor do projeto Rio 2016 na Estácio.

O resultado dessa força-tarefa foi a criação de 11 materiais online (alguns deles gamificados), 130 apresentações em PowerPoint e seis vídeos (que demandaram mais de 230 horas de gravação e 30 entrevistados), além das cartilhas para os encontros presenciais.

No total, são 349 conteúdos diferentes que serão ministrados em mais de 1.100 sessões com duração total aproximada de 1,3 milhão de horas, contando os cursos pela internet.

Eles começaram a ser desenvolvidos no final de 2014 e alguns ainda passam por ajustes.

De tudo um pouco

Os temas da capacitação são variados. Nos cursos gerais, que serão ministrados a todos os 140.000 trabalhadores, são abordados assuntos sobre o que são as Olimpíadas e as Paralimpíadas, como receber bem e como lidar com pessoas com deficiência, por exemplo.

A universidade só não assumiu a parte de idiomas, que ficou a cargo da EF (Education First).

Mas há também treinos específicos para cada função que esses colaboradores vão desempenhar durante o evento e, é claro, práticas simuladas diretamente nos locais onde ele vai ocorrer

Com exceção dos cursos in loco, as preparações presenciais acontecerão em 15 centros de treinamento montados pela Estácio em seus campi, em seis cidades diferentes.

Já estão funcionando os do Rio e de São Paulo e, ainda neste mês, serão inauguradas as unidades de Belo Horizonte, Brasília, Salvador e Manaus.

Por essas estruturas, devem passar cerca de 70.000 pessoas, entre voluntários e funcionários do Comitê Rio 2016. Os terceirizados não entram nesse grupo, já que serão treinados diretamente nos locais da competição – mas com os materiais desenvolvidos pela Estácio.

Os voluntários começaram a ser treinados em abril, mas grande parte deve receber as instruções poucos dias antes da abertura do evento (que se inicia em 5 de agosto), já que 30% deles são estrangeiros.

Dependendo da atividade, o tempo total de capacitação pode variar de 4 a 36 horas.

Não é possível ter certeza, porém, de que todos eles passarão pelas etapas completas de qualificação.

“Como não conseguimos pagar o deslocamento e a hospedagem dos voluntários, o treinamento é obrigatório, mas não é eliminatório. Alguns podem passar apenas por uma orientação ‘just in time’ (ou de última hora), no dia do evento. Mas ninguém estará despreparado”, disse Elizabeth Correia, gerente geral de talentos do Comitê Rio 2016.

Sem padrões

Esta é a primeira vez que uma instituição de ensino toma a frente dos treinamentos da força de trabalho de uma Olimpíada.

Nos últimos jogos, em Londres, a tarefa foi cumprida pelo McDonald’s, por conta de sua habilidade de uniformizar o atendimento em tantos restaurantes pelo mundo.

Portanto, não havia muitos padrões a seguir – o que dificultou e ao mesmo tempo estimulou o trabalho da Estácio.

“Em Londres usavam Excel, nós investimos em um sistema estruturado de logística de treinamento. Eles davam aulas com retroprojetor, nós criamos uma multiplataforma de conteúdo”, comentou Menezes, gestor do projeto na universidade.

Nas palavras dele, a empresa entrega o bastão para o comitê de Tóquio, onde serão os próximos jogos, “em outro nível”.

“Nunca mais os treinamentos serão feitos por professores que não são professores”, afirmou.