Como administrar o tempo para ter uma reunião sem drama?

São Paulo - Dentro dos elevadores de uma grande empresa só existem dois consensos: a indecisão sobre o clima e a inutilidade das horas que passamos em reunião. Frases como "tenho tanta reunião que não consigo trabalhar" são tão assustadoramente comuns que, em alguns lugares nos Estados Unidos, medidas como tirar todas as cadeiras da sala para impedir que as discussões se estendam começaram a ser adotadas.

Ainda assim, as agendas dos executivos são preenchidas por marcações em vermelho. Se reuniões são mesmo detestáveis, por que é que não conseguimos nos livrar delas? "Porque são o jeito mais eficiente de resolver um problema", acredita Michael Begeman, da empresa americana 3M Meeting Network. Em uma entrevista para a revista americana Fast Company, Michael deixa claro que querer se livrar de reuniões é como querer se livrar de fornecedores em vez de aprender quais são os fornecedores certos para a empresa.

A americana Gina Trapani, outra estudiosa do tema e autora do livro Upgrade Your Life (com dicas A REUNIÃO PERFEITA... sobre como ser mais eficiente no trabalho), diz que o problema real é a "reuniãotite", doença comum em grandes companhias. A boa notícia é que dá, sim, para diminuir a quantidade e também transformar aquelas reuniões que são mesmo necessárias em momentos produtivos, com resultados concretos.

A reunião perfeita...

... tem objetivo definido. se todo mundo que participa já chega sabendo o objetivo da reunião, será mais fácil sair da sala com um resultado.

... tem até seis pessoas. Todas indispensáveis. quanto menor o grupo, melhor. "o ideal é reunir só os líderes, as pessoas que podem participar da decisão", diz ana lúcia serra. joyce baena completa: "seis participantes é o máximo para que a reunião seja eficiente".

... acontece em uma sala fechada. lugares descontraídos podem ser ótimos para os processos criativos, mas, na hora de tomar decisões, é importante que todo mundo esteja bem focado.