4 lições básicas para não escravizar seu tempo ao e-mail no trabalho

Aprenda a gerenciar as mensagens que chegam à sua caixa de entrada sem perder o foco

São Paulo – Se por um lado a vida ficou mais simples com o e-mail, por outro, essa tecnologia é capaz de roubar minutos de foco preciosos no trabalho.

Para que seu tempo não fique totalmente rendido às mensagens que chegam à sua caixa de entrada, EXAME.com listou lições básicas para que você comece a segunda-feira de uma maneira mais organizada – pelo menos com relação ao e-mail.

1. A arte do desapego
O primeiro passo para não escravizar o tempo à sua caixa de entrada é apagar todo conteúdo irrelevante que, por alguma razão, parou por lá. Isso mesmo. Em uma tacada só, pratique o desapego e delete tudo o que for inútil. Vale também mensagens antigas que ainda continuam por lá.

2. Organize
Uma maneira de lidar com as mensagens realmente relevantes que chegam à sua caixa de e-mails é um dos passos do método GTD (Getting things done).

Pela regra, vale submeter a mensagem à pergunta: Qual o primeiro passo para responder a isso? Se essa etapa levar até dois minutos, não deixe para depois.

Se a resposta for superior a dois minutos, arquive a mensagem em pastas adequadas.

3. Cada um no seu quadrado
Nesse ponto, vale recorrer ao GTD novamente. Para isso, basta fazer uma adaptação das listas de tarefas do método ao contexto do e-mail.

Ao todo, o método GTD possui nove tipos de listas. Entre as principais está uma destinada aos projetos (todas as atividades cuja execução demande mais do que uma ação), uma chamada incubadora (para ideias ou atividades que você não decidiu se irá fazer), outra destinada apenas para as tarefas que você delegou e, para finalizar, uma lista de ações futuras que ainda não tem data para execução.

Cabe, por exemplo, dividir os e-mails em pastas segundo a intensidade de ação requerida. Por exemplo, para mensagens que exijam uma resposta urgente, crie uma pasta com esse nome. E assim por diante.

Ao executá-las, apague o e-mail ou arquive em pastas específicas.

4. De horário marcado com o e-mail
Disciplina é a base de todo método para colocar os ponteiros da vida em ordem – mesmo quando se trata de simples gerenciamento de e-mails. Por isso, coloque na agenda os horários em que você pode abrir sua caixa de entrada. E siga isso corretamente.

Evidentemente, os intervalos de tempo para checar o e-mail vão variar de acordo com a sua área de atuação e é o seu ritmo de trabalho que vai determinar o quanto você pode, ou não, se render a esse tipo de clique.